Ihre Dokumente, gelesen von KI. Von niemandem sonst gesehen.

In einer Minute

Oikos liest die Dokumente, mit denen Ihr Team jeden Tag arbeitet, etwa Verträge, Rechnungen, Patientenformulare, Briefe und Berichte. Es zieht heraus, was wichtig ist, beantwortet Fragen mit der Quelle neben der Antwort und gibt die Ergebnisse an die Systeme weiter, die Sie bereits nutzen. Viele dieser Dokumente sind vertraulich, und manche enthalten Gesundheitsdaten oder Informationen unter Berufsgeheimnis. Oikos ist um eine Regel herum gebaut:

Ihre Dokumente gehören Ihnen. Sie werden für Ihre Arbeit verwendet und für nichts anderes: nicht für KI-Training, nicht für andere Kunden, nicht zur Aufbewahrung beim KI-Anbieter.

• Ihre Dokumente bleiben in der Schweiz. In Kundenkonten werden Dokumente, Datenbank, Backups und Schlüssel in der Region Zürich von Google Cloud gespeichert. Demos und Tests laufen getrennt, siehe Wo Ihre Daten sind.
• Die KI lernt nie aus Ihren Daten. Dokumente gehen nur für die anstehende Aufgabe an das KI-Modell. Google trainiert nie damit und bewahrt sie höchstens kurz zur Missbrauchsüberwachung auf.
• Ihre Firma hat ihren eigenen Tresor. Die Dokumente jedes Kunden werden mit einem Schlüssel verschlüsselt, der allein diesem Kunden gehört, und die Datenbank verweigert die Herausgabe der Datensätze eines Kunden an einen anderen.
• Ein Dokument kann die KI nicht übernehmen. Text in einem Dokument wird als Material zum Lesen behandelt, nie als Anweisung. Eine eingeschleuste Zeile wie «schicke das an…» kann nichts irgendwohin schicken.
• Jeder KI-Schritt ist dokumentiert. Bei jeder Anfrage hält Oikos fest, wer gefragt hat, welche Dokumente die KI gesehen hat und was sie geantwortet hat. Dieser Prüfpfad bleibt in Ihrem Oikos-Konto, wie Ihre Dokumente mit dem Schlüssel Ihrer Firma verschlüsselt, und jeder Eintrag wird nach 400 Tagen gelöscht. Ihre Administratoren können ihn lesen. Die 400 Tage gelten nur für den Prüfpfad: Ihre Dokumente, Fakten und Ihr Wissen bleiben so lange, wie Sie sie behalten.
• Menschen behalten die Kontrolle. Unsichere Ergebnisse gehen zur Prüfung an eine Person, Antworten nennen ihre Quellen, und alles, was Ihr Konto verlässt, geht nur dorthin, wo Sie es eingerichtet haben.
• Wenn Sie gehen, gehen Ihre Daten. Alles wird innert 21 Tagen gelöscht und Ihr Schlüssel vernichtet, sodass keine in einem Backup verbliebene Kopie gelesen werden kann.

So funktioniert Oikos

Jedes neue Dokument erweitert das Wissen Ihrer Organisation, und dieses Wissen beantwortet Fragen, hält Ihre Beurteilungen aktuell und startet Ihre Automationen. All das läuft im eigenen Bereich Ihrer Organisation, nach den Regeln, die Sie festlegen, und bleibt in Ihrem Konto.

1. Eingang. Dokumente kommen per Upload, per E-Mail oder aus einem Ordner oder Postfach, den Sie verbinden. Jedes wird mit dem Schlüssel Ihrer Organisation verschlüsselt, sobald es gespeichert wird.
2. Lesen und Indexieren. Diese Arbeit erledigt die KI, über Google Vertex AI in der EU. Sie liest jede Seite, und Oikos prüft das Gelesene gegen die Datei selbst: eine digitale Seite gegen ihren Text, eine Tabelle Zahl für Zahl, einen Scan gegen eine zweite Lesung. Danach teilt die KI einen Stapel in seine Dokumente auf, ordnet jedes Ihren Dokumenttypen zu, entnimmt die Fakten, die diese Typen verlangen (Parteien, Daten, Beträge, jeweils mit der Seite und den Worten, aus denen sie stammen), und schreibt die Wissensseiten. Auch der Suchindex wird mit Vertex AI erstellt. Unsichere Ergebnisse gehen zur Prüfung an eine Person.
3. Beurteilungen. Ständige Fragen, die Sie zu den Personen und Organisationen in Ihren Dokumenten festlegen, etwa «Liegt die Haftungsgrenze dieses Lieferanten unter unserem Limit?», werden jedes Mal neu beantwortet, wenn ein neues Dokument die Antwort ändert.
4. Fragen. Stellt jemand eine Frage, durchsucht Oikos den Index, liest die passenden Seiten und antwortet mit einer Quelle für jede Aussage (siehe Wie eine Frage beantwortet wird).
5. Automationen. Ein neues Dokument, eine geänderte Beurteilung oder ein Zeitplan kann die Schritte starten, die Sie eingerichtet haben: zum Beispiel, wenn die Haftungsgrenze eines Vertrags über Ihrem Limit liegt, Ihrem General Counsel eine E-Mail senden und um Freigabe bitten. Ergebnisse gehen nur an die Systeme, die Sie gewählt haben.

Jeder Schritt läuft als aufgezeichneter Auftrag, der bei einem Fehler dort weitermacht, wo er stehen blieb, sodass ein Dokument nie halb oder doppelt verarbeitet wird. Jede KI-Anfrage unterwegs wird in Ihrem Konto aufgezeichnet (siehe Die KI und Ihre Daten).

Was mit einem Dokument geschieht

1. Ein Dokument kommt an. Sie laden es hoch, leiten es per E-Mail weiter oder verbinden einen Ordner oder ein Postfach. Es erreicht Oikos über eine verschlüsselte Verbindung.
2. Es wird sofort verschlüsselt. Oikos verschlüsselt die Datei mit dem Schlüssel Ihrer Firma, bevor sie in Zürich gespeichert wird. Unser Cloud-Anbieter speichert nur die verschlüsselte Kopie.
3. Die KI liest es. Oikos sendet die Seiten an das KI-Modell, um den Text zu lesen und die Felder herauszuziehen, die Ihnen wichtig sind. Das Modell antwortet. Google kann die Anfrage kurz zur Missbrauchsüberwachung aufbewahren, nie für Training.
4. Eine Person prüft, was unsicher ist. Felder, bei denen die KI nicht sicher ist, kommen in eine Prüfliste. Ihr Team entscheidet, was übernommen wird.
5. Das Ergebnis geht, wohin Sie entschieden haben. Oikos gibt das Ergebnis an die konfigurierten Ziele weiter, etwa Ihre Buchhaltung, ein Register oder eine Kollegin, im Rahmen Ihrer Vereinbarung mit diesem System. Ein Dokument kann diese Ziele nicht ändern.

Die KI und Ihre Daten

Löschen Sie ein Dokument, bleiben die Einträge im Prüfpfad dazu bestehen, bis ihre 400 Tage abgelaufen sind.

Wie eine Frage beantwortet wird

Stellt jemand Oikos eine Frage oder läuft eine Automation für ein neues Dokument, arbeitet die KI nur mit dem eigenen Material Ihrer Organisation und zeigt, woher jede Aussage stammt.

1. Es sucht in Ihren Dokumenten. Oikos durchsucht die Dokumente des Bereichs, in dem Sie sich befinden, liest die passenden Seiten und nutzt, was es bereits daraus gelernt hat: die Fakten aus jedem Dokument, die Wissensseiten aus Ihren veröffentlichten Dokumenten und Ihre Einträge zu Personen, Organisationen und Orten. Der Suchindex wird mit der KI von Google in der EU erstellt und, wie Ihre Dokumente, in Ihrem Konto aufbewahrt.
2. Es antwortet mit Quellen. Jede Zahl, jedes Datum, jede Partei und jeder Betrag in einer Antwort ist mit dem Dokument und der Seite verknüpft, aus denen sie stammen. Bevor Sie die Antwort sehen, prüft Oikos jede Verknüpfung: Eine Quelle, die die KI gar nicht gelesen hat, oder ein Zitat, das nicht auf seiner Seite steht, wird zur Korrektur zurückgeschickt und sonst als einfacher Text mit einem Hinweis angezeigt.
3. Es sagt, wenn es unsicher ist. Eine Antwort, die es nicht auf Ihre Dokumente stützen kann, sagt das und schlägt vor, eine Person zu fragen.
4. Es fragt, bevor es handelt. Änderungen, die der Assistent vorschlägt, etwa an einer Einstellung oder an den Feldern eines Dokuments, warten auf Ihre Freigabe. Etwas zu entfernen oder vieles auf einmal zu ändern, braucht eine zweite Bestätigung. Der Assistent merkt sich etwas nur, nachdem Sie es freigegeben haben, und speichert nie Passwörter oder Dokumentinhalte.
5. Es sieht Ihre Passwörter nie. Keines der Werkzeuge des Assistenten nimmt ein Passwort, einen Schlüssel oder ein Token an, und ein automatisierter Test schlägt fehl, falls eines das je tut. Braucht die Einrichtung einer Verbindung eines, zeigt der Assistent im Gespräch ein sicheres Formular: Sie geben es dort ein, es wird mit dem Schlüssel Ihrer Organisation verschlüsselt, und die KI erhält immer nur einen Verweis darauf. Ein versehentlich in den Chat getipptes Passwort wird nicht verwendet: Der Assistent bittet Sie, das Formular zu nutzen und das Passwort zu ändern, und bietet an, die Nachricht zu entfernen.
6. Es fragt, bevor etwas hinausgeht. Sobald ein Gespräch Inhalte Ihrer Organisation gesehen hat, halten eine Websuche, eine Webseite oder ein Werkzeug ausserhalb von Oikos, die diese Inhalte hinaustragen würden, an und zeigen Ihnen den Text, der hinausginge. Nichts geht, bis Sie es freigeben.

Fakten, Wissen und Automationen

• Fakten sind die Felder, die Oikos aus jedem Dokument liest, etwa Parteien, Daten und Beträge, jeweils mit der Seite und den Worten, aus denen sie stammen. Felder unter einer Konfidenzschwelle gehen zur Prüfung an eine Person.
• Wissensseiten entstehen aus Dokumenten, die Sie veröffentlicht haben, und jede Verknüpfung zwischen ihnen trägt das Dokument, die Seite und das Zitat, auf denen sie beruht.
• Automationen führen die Schritte aus, die Sie eingerichtet haben, wenn ein Dokument ankommt oder nach Zeitplan: es prüfen, um eine Entscheidung bitten, das Ergebnis senden. Wohin eine Automation Daten sendet (Empfänger, Adresse, System), wird beim Einrichten festgelegt. Text in einem Dokument kann das nicht ändern.
• All das bleibt innerhalb Ihrer Organisation: Fakten, Wissen und Gespräche anderer Kunden werden nie für Ihre Antworten verwendet, und Ihre nie für deren.

Wer was sieht

Chat-Gespräche mit dem Assistenten sind nur für die Person sichtbar, die sie geführt hat.

Wie die Datenbank Kunden trennt

Die meiste Software trennt Kunden, indem jeder Teil der Anwendung daran denken muss, nur die Datensätze «dieses Kunden» abzufragen. Eine vergessene Zeile, und ein Kunde könnte die Daten eines anderen sehen. Darauf verlässt sich Oikos nicht.

• Die Datenbank selbst prüft jede Zeile. Jeder Datensatz trägt die Organisation, zu der er gehört, und eine Regel in der Datenbank (Row-Level Security) gibt nur die Zeilen der angemeldeten Organisation heraus. Datensätze mehrerer Bereiche sind zudem auf die Bereiche beschränkt, die die Person sehen darf. Eine Anfrage ohne gesetzte Organisation erhält gar nichts.
• Die Anwendung kann die Regel nicht abschalten. Oikos verbindet sich mit seiner Datenbank über ein Konto, das diese Regeln nicht umgehen kann und keine Tabellen besitzt. Nur der separate Prozess, der die Datenbankstruktur aktualisiert, kann sie ändern.
• Privat bleibt privat, auch innerhalb Ihrer Organisation. Gespräche mit dem Assistenten haben eine dritte Regel: Nur die Person, die das Gespräch geführt hat, kann es lesen, keine Kollegin und kein Administrator.
• Für die KI gilt dasselbe. Jedes Werkzeug, das die KI nutzt, läuft mit der Organisation der Person, die gefragt hat. Die KI kann keine andere Organisation angeben, und würde sie es versuchen, gäbe die Datenbank nichts heraus.
• Bei jeder Änderung bewiesen. Automatisierte Tests prüfen, dass jede Tabelle mit Kundendaten diese Regeln hat, dass keine Änderung sie schwächt und, auf einer echten Datenbank mit Daten von zwei Organisationen in jeder Tabelle, dass nichts über die Grenze hinweg gelesen, geschrieben oder verschoben werden kann. Eine neue Tabelle kann erst hinzugefügt werden, wenn eine Person entschieden hat, wer ihre Zeilen sehen darf.

Wovor das schützt. Diese Regeln verhindern, dass ein Fehler im Code, eine verwechselte ID oder eine fehlgeleitete KI an die Daten einer anderen Organisation gelangt. Angriffe auf die Server selbst werden von den anderen Schutzebenen auf dieser Seite abgedeckt: Verschlüsselung mit Ihrem eigenen Schlüssel, abgeriegelte Server und beschränkter, protokollierter Zugriff.

Wo Ihre Daten sind

• Dokumente, Datenbank, Backups, Logs und Schlüssel von Kundenkonten werden in der Region Zürich von Google Cloud in der Schweiz gespeichert.
• Die KI-Bearbeitung findet in Rechenzentren von Google Cloud innerhalb der Europäischen Union statt. Caching und Protokollierung von Anfragen sind abgeschaltet. Nach seinen Bedingungen kann Google Prompts und Antworten während begrenzter Zeit (bis zu 30 Tage) ausschliesslich aufbewahren, um Missbrauch seines Dienstes zu erkennen und zu verhindern, und löscht sie danach.
• Unterstützende Dienste sehen nur, was sie brauchen: Cloudflare schützt und leitet den Datenverkehr und versendet zudem Einladungen und die Benachrichtigungen, die Sie einrichten. Die vollständige Liste der Unterauftragsbearbeiter ist Teil unseres Auftragsbearbeitungsvertrags, und wir informieren Sie, bevor sie sich ändert.
• Systeme, die Sie verbinden, speichern Daten dort, wo Ihre Vereinbarung mit deren Anbieter es vorsieht, möglicherweise ausserhalb der Schweiz und der EU. Siehe Systeme, die Sie verbinden.
• Demos, Tests und Evaluationen laufen in einer separaten Umgebung, die Daten in der Region Niederlande von Google Cloud in der EU speichert. Dokumente von dort werden nicht in Kundenkonten übertragen. Bitte verwenden Sie dort Beispieldokumente, keine echten Patienten-, Klienten- oder anderen sensiblen Dokumente, bis Sie einen Kundenvertrag haben. Die KI-Zusagen auf dieser Seite gelten in beiden: kein Training, KI-Bearbeitung in der EU, kein gemeinsamer Kontext zwischen Kunden und jede KI-Anfrage aufgezeichnet.

Systeme, die Sie verbinden

Oikos arbeitet mit den Systemen, die Sie bereits nutzen. Sie wählen, welche Sie verbinden und was Oikos daraus lesen oder dorthin senden darf.

• Woher Dokumente kommen: Postfächer, geteilte Ordner und Laufwerke, die Sie verbinden, zum Beispiel in Microsoft 365 oder Google Workspace. Oikos liest, worauf Sie es verweisen, und speichert seine Kopie wie jeden Upload in Ihrem Oikos-Konto.
• Wohin Ergebnisse gehen: an die Systeme, die Sie als Ziele einrichten, zum Beispiel Ihre Buchhaltung, Teams, elektronische Signatur oder Ihre eigenen Server über Webhooks und verbundene KI-Werkzeuge.
• Dort gilt deren Vertrag. Diese Systeme arbeiten im Rahmen Ihrer eigenen Vereinbarung mit deren Anbieter. Sie sind nicht unsere Unterauftragsbearbeiter, und Daten darin bleiben dort, wo diese Vereinbarung sie vorsieht, möglicherweise ausserhalb der Schweiz und der EU.
• Zugriff, den Sie widerrufen können. Eine Verbindung nutzt den Zugriff, den Sie ihr gewähren, und kann jederzeit entfernt werden. Passwörter und Schlüssel, die Sie für eine Verbindung eingeben, können gespeichert, aber nie wieder ausgelesen werden.

Schlösser und Schlüssel, erklärt

Stellen Sie sich die Dokumente jedes Kunden in einem Safe vor, der sich nur mit dem Schlüssel dieses Kunden öffnen lässt. Diese Schlüssel liegen ihrerseits in einem Tresor, den nur die Systeme von Oikos öffnen können.

• Ein Schlüssel pro Kunde. Ihre Dokumente werden mit einem Schlüssel verschlüsselt, der allein Ihrer Firma gehört.
• Verschlüsselt vor dem Speichern. Oikos verschlüsselt jede Datei selbst, bevor es sie der Cloud übergibt, und die Cloud fügt ihre eigene Verschlüsselung hinzu.
• Verschlüsselt unterwegs. Jede Verbindung zu Oikos und zum KI-Dienst ist verschlüsselt.
• Vernichtet, wenn Sie gehen. Das Löschen Ihres Kontos vernichtet Ihren Schlüssel, sodass alles, was im Speicher oder in einem Backup verbleibt, ab diesem Moment unlesbar ist.

Schutz vor Missbrauch

• Ein manipulationssicherer Prüfpfad. Wer welches Dokument geöffnet hat, jede administrative Handlung und jede KI-Anfrage kommen in den Prüfpfad, in dem jeder Eintrag mit dem vorherigen versiegelt ist. Wird ein Eintrag geändert oder entfernt, bricht das Siegel.
• Keine offenen Türen. Oikos nimmt keine eingehenden Verbindungen aus dem Internet an, ausser über seinen geschützten Zugangspunkt. Administrative Seiten liegen hinter einer zusätzlichen Anmeldung.
• Grenzen für die KI. Anfragen, Werkzeugnutzung und Kosten sind begrenzt, wiederholte identische Aufrufe werden gestoppt, und jedes Eingreifen einer Schutzfunktion wird aufgezeichnet.
• Bei jeder Änderung geprüft. Automatisierte Tests bei jeder Änderung bestätigen, dass jede Kundentabelle getrennt ist und KI-Werkzeuge immer nur innerhalb der anfragenden Firma arbeiten.

Wenn etwas schiefgeht

• Backups erlauben uns, die Datenbank auf jeden Zeitpunkt der letzten 14 Tage wiederherzustellen. Sie bleiben in Zürich.
• Ein schriftlicher Notfallplan legt fest, wer was tut, wie schnell und wie wir Sie informieren.
• Wir benachrichtigen Sie ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innert 72 Stunden, wenn eine Verletzung der Datensicherheit Ihre Personendaten betrifft, damit Sie Ihre eigenen Pflichten erfüllen können.

Ihre Rolle und unsere nach Schweizer Recht

Nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, der DSGVO ist Ihre Organisation Verantwortliche für die Dokumente, die Sie in Oikos eingeben, und Oikos ist Ihr Auftragsbearbeiter.

• Auftragsbearbeitungsvertrag: Teil jedes Vertrags, mit der Liste der Unterauftragsbearbeiter.
• Gesundheitsdaten und andere besonders schützenswerte Daten: durch dieselben Kontrollen geschützt wie jedes Dokument und nie für etwas anderes als Ihre Arbeit verwendet.
• Anfragen der Personen in Ihren Dokumenten: Sie können deren Dokumente in Oikos suchen und löschen, und wir helfen Ihnen, jede Anfrage zu beantworten, die Sie erhalten.
• Löschung: Am Vertragsende oder auf Ihren Wunsch wird alles innert 21 Tagen gelöscht und Ihr Schlüssel vernichtet.

Worauf Sie sich verlassen können

Fragen an jeden KI-Anbieter

Stellen Sie diese Fragen jedem Anbieter, den Sie in Betracht ziehen, auch uns.

1. Werden meine Daten zum Training eines Modells verwendet, Ihres oder das Ihres Anbieters? Wo steht das schriftlich?
2. Speichert der KI-Anbieter meine Prompts oder Dokumente, auch nur kurz, für Caching oder Missbrauchsüberwachung?
3. In welchen Ländern werden meine Dokumente gespeichert, und in welchen Ländern läuft die KI?
4. Kann Text in einem Dokument die KI dazu bringen, Daten an einen Ort zu senden, den ich nicht gewählt habe?
5. Kann ich bei jeder KI-Antwort sehen, welche Dokumente sie verwendet hat?
6. Kann Ihr Personal meine Dokumente lesen? Wie würde ich es erfahren, wenn es das täte?
7. Was geschieht mit meinen Daten, einschliesslich Backups, wenn wir gehen?

Oikos ist so gebaut, dass jede dieser Fragen eine klare Antwort hat, gestützt darauf, wie das System funktioniert. Fragen zur Sicherheit: security@oikos-ai.ch