I Suoi documenti, letti dall’IA. Non visti da nessun altro.

In un minuto

Oikos legge i documenti con cui il Suo team lavora ogni giorno, come contratti, fatture, moduli dei pazienti, lettere e rapporti. Ne estrae ciò che conta, risponde alle domande con la fonte accanto alla risposta e trasmette i risultati ai sistemi che già utilizza. Molti di questi documenti sono riservati, e alcuni contengono dati sulla salute o informazioni soggette al segreto professionale. Oikos è costruito attorno a una regola:

I Suoi documenti sono Suoi. Servono a svolgere il Suo lavoro e a nient’altro: non ad addestrare l’IA, non per altri clienti, non conservati dal fornitore di IA.

• I Suoi documenti restano in Svizzera. Negli account dei clienti, documenti, database, backup e chiavi sono memorizzati nella regione di Zurigo di Google Cloud. Demo e prove funzionano separatamente, si veda Dove si trovano i Suoi dati.
• L’IA non impara mai dai Suoi dati. I documenti vanno al modello di IA solo per il compito da svolgere. Google non li usa mai per l’addestramento e li conserva al massimo brevemente per il monitoraggio degli abusi.
• La Sua azienda ha la propria cassaforte. I documenti di ogni cliente sono cifrati con una chiave che appartiene solo a quel cliente, e il database si rifiuta di restituire i record di un cliente a un altro.
• Un documento non può prendere il controllo dell’IA. Il testo di un documento è trattato come materiale da leggere, mai come istruzioni da seguire. Una riga inserita ad arte, come «invia questo a…», non può inviare nulla da nessuna parte.
• Ogni passo dell’IA è registrato. Per ogni richiesta, Oikos registra chi l’ha fatta, quali documenti ha visto l’IA e cosa ha risposto. Questa traccia di audit resta nel Suo account Oikos, cifrata con la chiave della Sua azienda come i Suoi documenti, e ogni voce viene cancellata dopo 400 giorni. I Suoi amministratori possono consultarla. I 400 giorni valgono solo per la traccia di audit: i Suoi documenti, fatti e conoscenze restano finché Lei li conserva.
• Le persone mantengono il controllo. I risultati incerti vanno a una persona per la verifica, le risposte citano le loro fonti, e tutto ciò che lascia il Suo account va solo dove Lei ha stabilito.
• Quando se ne va, i Suoi dati se ne vanno. Tutto viene cancellato entro 21 giorni e la Sua chiave viene distrutta, così nessuna copia rimasta in un backup può essere letta.

Come funziona Oikos

Ogni nuovo documento si aggiunge alle conoscenze della Sua organizzazione, e sono queste conoscenze a rispondere alle domande, tenere aggiornate le Sue valutazioni e avviare le Sue automazioni. Tutto funziona nello spazio della Sua organizzazione, secondo le regole che Lei stabilisce, e resta nel Suo account.

1. Ricezione. I documenti arrivano tramite upload, per e-mail o da una cartella o casella di posta che collega. Ognuno viene cifrato con la chiave della Sua organizzazione appena viene memorizzato.
2. Lettura e indicizzazione. Questo lavoro lo svolge l’IA, tramite Google Vertex AI nell’UE. Legge ogni pagina, e Oikos verifica la lettura rispetto al file stesso: una pagina digitale rispetto al suo testo, una tabella numero per numero, una scansione rispetto a una seconda lettura. L’IA suddivide poi un lotto nei suoi documenti, assegna ciascuno ai Suoi tipi di documento, estrae i fatti richiesti da quei tipi (parti, date, importi, ciascuno con la pagina e le parole da cui proviene) e scrive le pagine di conoscenza. Anche l’indice di ricerca è creato con Vertex AI. I risultati incerti vanno a una persona per la verifica.
3. Valutazioni. Le domande permanenti che Lei definisce sulle persone e sulle organizzazioni nei Suoi documenti, come «Il massimale di responsabilità di questo fornitore è sotto il nostro limite?», ricevono una nuova risposta ogni volta che un nuovo documento cambia la risposta.
4. Domande. Quando qualcuno pone una domanda, Oikos cerca nell’indice, legge le pagine corrispondenti e risponde con una fonte per ogni affermazione (si veda Come si risponde a una domanda).
5. Automazioni. Un nuovo documento, una valutazione cambiata o una scadenza pianificata possono avviare i passi che ha impostato: per esempio, quando il massimale di responsabilità di un contratto supera il Suo limite, inviare un’e-mail al Suo consulente legale e chiedere l’approvazione. I risultati vanno solo ai sistemi che ha scelto.

Ogni passo viene eseguito come un processo registrato che riprende da dove si è fermato in caso di errore, così un documento non viene mai elaborato a metà né due volte. Ogni richiesta all’IA fatta lungo il percorso è registrata nel Suo account (si veda L’IA e i Suoi dati).

Cosa succede a un documento

1. Arriva un documento. Lo carica, lo inoltra per e-mail o collega una cartella o una casella di posta. Raggiunge Oikos tramite una connessione cifrata.
2. Viene cifrato subito. Oikos cifra il file con la chiave della Sua azienda prima che venga memorizzato a Zurigo. Il nostro fornitore cloud memorizza solo la copia cifrata.
3. L’IA lo legge. Oikos invia le pagine al modello di IA per leggere il testo ed estrarre i campi che Le interessano. Il modello risponde. Google può conservare brevemente la richiesta per il monitoraggio degli abusi, mai per l’addestramento.
4. Una persona verifica ciò che è incerto. I campi su cui l’IA non è sicura vanno in una coda di verifica. Il Suo team decide cosa viene accettato.
5. Il risultato va dove ha deciso Lei. Oikos trasmette il risultato alle destinazioni che ha configurato, come il Suo sistema contabile, un registro o un collega, secondo il Suo accordo con quel sistema. Un documento non può cambiare tali destinazioni.

L’IA e i Suoi dati

Se cancella un documento, le voci della traccia di audit che lo riguardano restano fino allo scadere dei loro 400 giorni.

Come si risponde a una domanda

Quando qualcuno pone una domanda a Oikos, o un’automazione si avvia su un nuovo documento, l’IA lavora solo con il materiale della Sua organizzazione e mostra da dove proviene ogni affermazione.

1. Cerca nei Suoi documenti. Oikos cerca nei documenti dello spazio in cui si trova, legge le pagine corrispondenti e usa ciò che ne ha già appreso: i fatti estratti da ogni documento, le pagine di conoscenza create dai Suoi documenti pubblicati e i Suoi record di persone, organizzazioni e luoghi. L’indice di ricerca è creato con l’IA di Google nell’UE e conservato nel Suo account, come i Suoi documenti.
2. Risponde con le fonti. Ogni numero, data, parte e importo in una risposta è collegato al documento e alla pagina da cui proviene. Prima che Lei veda la risposta, Oikos verifica ogni collegamento: una fonte che l’IA non ha realmente letto, o una citazione che non si trova sulla sua pagina, viene rimandata per essere corretta, altrimenti è mostrata come semplice testo con una nota.
3. Dice quando non è sicuro. Una risposta che non può fondare sui Suoi documenti lo dice, e suggerisce di chiedere a una persona.
4. Chiede prima di agire. Le modifiche proposte dall’assistente, come cambiare un’impostazione o i campi di un documento, attendono la Sua approvazione. Rimuovere qualcosa, o cambiare molte cose in una volta, richiede una seconda conferma. L’assistente ricorda qualcosa per dopo solo se Lei lo approva, e non conserva mai password né contenuti dei documenti.
5. Non vede mai le Sue password. Nessuno degli strumenti dell’assistente accetta una password, una chiave o un token, e un test automatico fallisce se mai uno lo facesse. Quando la configurazione di una connessione ne richiede uno, l’assistente mostra un modulo sicuro nella conversazione: Lei lo inserisce lì, viene cifrato con la chiave della Sua organizzazione, e l’IA riceve sempre e solo un riferimento a esso. Una password digitata per errore nella chat non viene usata: l’assistente Le chiede di usare il modulo e di cambiarla, e si offre di rimuovere il messaggio.
6. Chiede prima che qualcosa esca. Quando una conversazione ha visto contenuti della Sua organizzazione, una ricerca web, una pagina web o uno strumento esterno a Oikos che porterebbe fuori quei contenuti si ferma e Le mostra il testo che uscirebbe. Nulla parte finché Lei non approva.

Fatti, conoscenze e automazioni

• I fatti sono i campi che Oikos legge da ogni documento, come parti, date e importi, ciascuno con la pagina e le parole da cui proviene. I campi sotto una soglia di affidabilità vanno a una persona per la verifica.
• Le pagine di conoscenza sono create dai documenti che ha pubblicato, e ogni collegamento tra di esse riporta il documento, la pagina e la citazione su cui si fonda.
• Le automazioni eseguono i passi che ha impostato quando arriva un documento o secondo una pianificazione: verificarlo, chiedere una decisione, inviare il risultato. Dove un’automazione invia i dati (destinatari, indirizzo, sistema) è fissato quando la imposta. Il testo di un documento non può cambiarlo.
• Tutto questo resta all’interno della Sua organizzazione: fatti, conoscenze e conversazioni di altri clienti non sono mai usati per le Sue risposte, e i Suoi mai per le loro.

Chi può vedere cosa

Le conversazioni in chat con l’assistente sono private per la persona che le ha avute.

Come il database tiene separati i clienti

La maggior parte dei software tiene separati i clienti facendo sì che ogni parte dell’applicazione si ricordi di chiedere solo i record di «questo cliente». Una riga dimenticata, e un cliente potrebbe vedere i dati di qualcun altro. Oikos non si affida a questo.

• Il database stesso controlla ogni riga. Ogni record riporta l’organizzazione a cui appartiene, e una regola nel database (row-level security) consegna solo le righe dell’organizzazione che ha effettuato l’accesso. I record di più spazi sono inoltre limitati agli spazi che la persona può vedere. Una richiesta senza organizzazione impostata non riceve assolutamente nulla.
• L’applicazione non può disattivare la regola. Oikos si collega al suo database con un account che non ha il potere di aggirare queste regole e non possiede alcuna tabella. Solo il processo separato che aggiorna la struttura del database può modificarle.
• Ciò che è privato resta privato, anche all’interno della Sua organizzazione. Le conversazioni con l’assistente hanno una terza regola: solo la persona che ha avuto la conversazione può leggerla, non un collega e non un amministratore.
• L’IA riceve lo stesso trattamento. Ogni strumento usato dall’IA funziona con l’organizzazione della persona che ha posto la domanda. L’IA non può indicare un’altra organizzazione, e se ci provasse, il database non restituirebbe nulla.
• Verificato a ogni modifica. Test automatici verificano che ogni tabella con dati dei clienti abbia queste regole, che nessuna modifica le indebolisca e, su un database reale con i dati di due organizzazioni in ogni tabella, che nulla possa essere letto, scritto o spostato dall’una all’altra. Una nuova tabella non può essere aggiunta finché una persona non ha deciso chi può vederne le righe.

Da cosa protegge. Queste regole impediscono che un errore nel codice, un identificativo scambiato o un’IA ingannata raggiungano i dati di un’altra organizzazione. Gli attacchi ai server stessi sono gestiti dagli altri livelli descritti in questa pagina: cifratura con la Sua chiave, server blindati e accessi limitati e registrati.

Dove si trovano i Suoi dati

• Documenti, database, backup, log e chiavi degli account dei clienti sono memorizzati nella regione di Zurigo di Google Cloud, in Svizzera.
• Il trattamento IA avviene nei centri dati di Google Cloud all’interno dell’Unione europea. La memorizzazione nella cache e la registrazione delle richieste sono disattivate. Secondo le sue condizioni, Google può conservare prompt e risposte per un periodo limitato (fino a 30 giorni) unicamente per individuare e prevenire abusi del suo servizio, e poi li cancella.
• I servizi di supporto vedono solo ciò di cui hanno bisogno: Cloudflare protegge e instrada il traffico, e invia anche gli inviti e le notifiche che ha impostato. L’elenco completo dei sub-responsabili del trattamento fa parte del nostro contratto per il trattamento dei dati, e La informiamo prima che cambi.
• I sistemi che collega conservano i dati dove li colloca il Suo accordo con il loro fornitore, il che può essere al di fuori della Svizzera e dell’UE. Si veda Sistemi che collega.
• Demo, prove e valutazioni funzionano in un ambiente separato che memorizza i dati nella regione Paesi Bassi di Google Cloud, nell’UE. I documenti presenti lì non vengono trasferiti negli account dei clienti. La preghiamo di usarvi documenti di esempio, non veri documenti di pazienti, di clienti o altri documenti sensibili, finché non ha un contratto da cliente. Gli impegni sull’IA di questa pagina valgono in entrambi: nessun addestramento, trattamento IA nell’UE, nessun contesto condiviso tra clienti e ogni richiesta all’IA registrata.

Sistemi che collega

Oikos funziona con i sistemi che già utilizza. Lei sceglie quali collegare, e cosa Oikos può leggere da essi o inviare loro.

• Da dove arrivano i documenti: caselle di posta, cartelle condivise e drive che collega, per esempio in Microsoft 365 o Google Workspace. Oikos legge ciò che Lei gli indica e memorizza la sua copia nel Suo account Oikos come qualsiasi upload.
• Dove vanno i risultati: i sistemi che imposta come destinazioni, per esempio il Suo sistema contabile, Teams, la firma elettronica o i Suoi server tramite webhook e strumenti di IA collegati.
• Lì vale il loro contratto. Questi sistemi funzionano secondo il Suo accordo con il loro fornitore. Non sono nostri sub-responsabili del trattamento, e i dati in essi restano dove li colloca tale accordo, il che può essere al di fuori della Svizzera e dell’UE.
• Accessi che può revocare. Una connessione usa l’accesso che Lei le concede e può essere rimossa in qualsiasi momento. Le password e le chiavi che inserisce per una connessione possono essere salvate, ma mai rilette.

Lucchetti e chiavi, spiegati

Immagini i documenti di ogni cliente in una cassaforte che si apre solo con la chiave di quel cliente. Queste chiavi sono a loro volta custodite in un caveau che solo i sistemi di Oikos possono aprire.

• Una chiave per cliente. I Suoi documenti sono cifrati con una chiave che appartiene solo alla Sua azienda.
• Cifrato prima della memorizzazione. Oikos cifra ogni file da sé prima di consegnarlo al cloud, e il cloud aggiunge in più la propria cifratura.
• Cifrato in transito. Ogni connessione a Oikos e al servizio di IA è cifrata.
• Distrutta quando se ne va. L’eliminazione del Suo account distrugge la Sua chiave, così tutto ciò che resta in archivio o in un backup è illeggibile da quel momento.

Vigilanza contro gli abusi

• Una traccia di audit a prova di manomissione. Chi ha aperto quale documento, ogni azione amministrativa e ogni richiesta all’IA finiscono nella traccia di audit, dove ogni voce è sigillata a quella precedente. Modificare o rimuovere una voce rompe il sigillo.
• Nessuna porta aperta. Oikos non accetta connessioni in entrata da Internet se non attraverso il suo punto di accesso protetto. Le pagine amministrative si trovano dietro un accesso supplementare.
• Limiti per l’IA. Richieste, uso degli strumenti e spesa hanno un tetto, le chiamate identiche ripetute vengono fermate, e ogni intervento di un controllo viene registrato.
• Verificato a ogni modifica. Test automatici a ogni modifica confermano che ogni tabella dei clienti è separata e che gli strumenti di IA lavorano sempre e solo all’interno dell’azienda richiedente.

Quando qualcosa va storto

• I backup ci permettono di ripristinare il database a qualsiasi momento degli ultimi 14 giorni. Restano a Zurigo.
• Un piano scritto per gli incidenti stabilisce chi fa cosa, con quale rapidità e come La informiamo.
• La informiamo senza indebito ritardo, e al più tardi entro 72 ore, se una violazione riguarda i Suoi dati personali, così che possa adempiere ai Suoi obblighi.

Il Suo ruolo e il nostro secondo il diritto svizzero

Ai sensi della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e, laddove si applica, del RGPD, la Sua organizzazione è il titolare del trattamento dei documenti che inserisce in Oikos, e Oikos è il Suo responsabile del trattamento.

• Contratto per il trattamento dei dati: parte di ogni contratto, con l’elenco dei sub-responsabili del trattamento.
• Dati sulla salute e altri dati degni di particolare protezione: protetti dagli stessi controlli di ogni documento, e mai usati per altro che il Suo lavoro.
• Richieste delle persone presenti nei Suoi documenti: può cercare e cancellare i loro documenti in Oikos, e La aiutiamo a rispondere a qualsiasi richiesta riceva.
• Cancellazione: alla fine del contratto, o quando lo richiede, tutto viene cancellato entro 21 giorni e la Sua chiave viene distrutta.

Su cosa può contare

Domande da porre a ogni fornitore di IA

Ponga queste domande a ogni fornitore che valuta, noi compresi.

1. I miei dati vengono usati per addestrare un modello, vostro o del vostro fornitore? Dov’è scritto?
2. Il fornitore di IA memorizza i miei prompt o documenti, anche brevemente, per la cache o il monitoraggio degli abusi?
3. In quali Paesi sono memorizzati i miei documenti, e in quali Paesi funziona l’IA?
4. Il testo di un documento può indurre l’IA a inviare dati dove non ho scelto?
5. Posso vedere, per ogni risposta dell’IA, quali documenti ha usato?
6. Il vostro personale può leggere i miei documenti? Come lo saprei, se lo facesse?
7. Cosa succede ai miei dati, backup compresi, quando ce ne andiamo?

Oikos è costruito in modo che ciascuna di queste domande abbia una risposta chiara, fondata sul funzionamento del sistema. Domande sulla sicurezza: security@oikos-ai.ch