Vos documents, lus par l’IA. Vus par personne d’autre.

En une minute

Oikos lit les documents avec lesquels votre équipe travaille chaque jour, comme les contrats, les factures, les formulaires de patients, les lettres et les rapports. Il en extrait l’essentiel, répond aux questions avec la source à côté de la réponse et transmet les résultats aux systèmes que vous utilisez déjà. Beaucoup de ces documents sont confidentiels, et certains contiennent des données sur la santé ou des informations soumises au secret professionnel. Oikos est construit autour d’une règle :

Vos documents vous appartiennent. Ils servent à faire votre travail et à rien d’autre : pas à entraîner une IA, pas à un autre client, pas conservés par le fournisseur d’IA.

• Vos documents restent en Suisse. Dans les comptes clients, documents, base de données, sauvegardes et clés sont stockés dans la région Zurich de Google Cloud. Les démos et les essais tournent séparément, voir Où sont vos données.
• L’IA n’apprend jamais de vos données. Les documents ne vont au modèle d’IA que pour la tâche en cours. Google ne s’entraîne jamais dessus, et ne les garde au plus que brièvement pour détecter les abus.
• Votre entreprise a son propre coffre. Les documents de chaque client sont chiffrés avec une clé qui n’appartient qu’à ce client, et la base de données refuse de remettre les données d’un client à un autre.
• Un document ne peut pas prendre le contrôle de l’IA. Le texte d’un document est traité comme une matière à lire, jamais comme des instructions à suivre. Une ligne glissée telle que « envoie ceci à… » ne peut rien envoyer nulle part.
• Chaque étape de l’IA est consignée. Pour chaque requête, Oikos consigne qui a demandé, quels documents l’IA a vus et ce qu’elle a répondu. Cette piste d’audit reste dans votre compte Oikos, chiffrée avec la clé de votre entreprise comme vos documents, et chaque entrée est supprimée après 400 jours. Vos administrateurs peuvent la lire. Les 400 jours ne concernent que la piste d’audit : vos documents, faits et connaissances restent aussi longtemps que vous les gardez.
• Les personnes gardent la main. Les résultats incertains vont à une personne pour revue, les réponses citent leurs sources, et tout ce qui quitte votre compte ne va que là où vous l’avez prévu.
• Quand vous partez, vos données partent. Tout est supprimé dans les 21 jours et votre clé est détruite, si bien qu’aucune copie restée dans une sauvegarde ne peut être lue.

Comment fonctionne Oikos

Chaque nouveau document enrichit les connaissances de votre organisation, et ce sont ces connaissances qui répondent aux questions, tiennent vos évaluations à jour et lancent vos automatisations. Tout cela se déroule dans l’espace propre à votre organisation, selon les règles que vous fixez, et reste dans votre compte.

1. Réception. Les documents arrivent par téléversement, par e-mail ou depuis un dossier ou une boîte mail que vous connectez. Chacun est verrouillé avec la clé de votre organisation dès qu’il est stocké.
2. Lecture et indexation. L’IA fait ce travail, via Google Vertex AI dans l’UE. Elle lit chaque page, et Oikos vérifie la lecture par rapport au fichier lui-même : une page numérique par rapport à son texte, un tableau chiffre par chiffre, un scan par une seconde lecture. L’IA divise ensuite un lot en ses documents, classe chacun dans vos types de documents, extrait les faits que ces types demandent (parties, dates, montants, chacun avec la page et les mots d’où il vient) et rédige les pages de connaissances. L’index de recherche est lui aussi construit avec Vertex AI. Les résultats incertains vont à une personne pour revue.
3. Évaluations. Les questions permanentes que vous fixez sur les personnes et les organisations de vos documents, comme « Le plafond de responsabilité de ce fournisseur est-il inférieur à notre limite ? », reçoivent une nouvelle réponse chaque fois qu’un nouveau document la change.
4. Questions. Quand quelqu’un pose une question, Oikos cherche dans l’index, lit les pages correspondantes et répond avec une source pour chaque affirmation (voir Comment une question reçoit sa réponse).
5. Automatisations. Un nouveau document, une évaluation modifiée ou un calendrier peut lancer les étapes que vous avez configurées : par exemple, quand le plafond de responsabilité d’un contrat dépasse votre limite, écrire à votre juriste en chef et demander une validation. Les résultats ne vont qu’aux systèmes que vous avez choisis.

Chaque étape s’exécute comme une tâche consignée qui reprend là où elle s’est arrêtée en cas de panne, si bien qu’un document n’est jamais traité à moitié ni deux fois. Chaque requête à l’IA faite en chemin est consignée dans votre compte (voir L’IA et vos données).

Ce qui arrive à un document

1. Un document arrive. Vous le téléversez, le transférez par e-mail ou connectez un dossier ou une boîte mail. Il parvient à Oikos via une connexion chiffrée.
2. Il est verrouillé aussitôt. Oikos chiffre le fichier avec la clé de votre entreprise avant qu’il soit stocké à Zurich. Notre fournisseur cloud ne stocke que la copie verrouillée.
3. L’IA le lit. Oikos envoie les pages au modèle d’IA pour lire le texte et relever les champs qui vous intéressent. Le modèle répond. Google peut garder la requête brièvement pour détecter les abus, jamais pour l’entraînement.
4. Une personne vérifie ce qui est incertain. Les champs dont l’IA n’est pas sûre vont dans une file de revue. Votre équipe décide de ce qui est accepté.
5. Le résultat va là où vous l’avez décidé. Oikos transmet le résultat aux destinations que vous avez configurées, comme votre comptabilité, un registre ou un collègue, selon votre contrat avec ce système. Un document ne peut pas changer ces destinations.

L’IA et vos données

Si vous supprimez un document, les entrées de la piste d’audit qui le concernent restent jusqu’à l’échéance de leurs 400 jours.

Comment une question reçoit sa réponse

Quand quelqu’un pose une question à Oikos, ou qu’une automatisation s’exécute sur un nouveau document, l’IA ne travaille qu’avec le matériel propre à votre organisation, et montre d’où vient chaque affirmation.

1. Il cherche dans vos documents. Oikos cherche dans les documents de l’espace où vous êtes, lit les pages correspondantes et utilise ce qu’il en a déjà appris : les faits tirés de chaque document, les pages de connaissances construites à partir de vos documents publiés, et vos fiches de personnes, d’organisations et de lieux. L’index de recherche est construit avec l’IA de Google dans l’UE et conservé dans votre compte, comme vos documents.
2. Il répond avec des sources. Chaque nombre, date, partie et montant d’une réponse est relié au document et à la page d’où il vient. Avant que vous voyiez la réponse, Oikos vérifie chaque lien : une source que l’IA n’a pas réellement lue, ou une citation qui ne figure pas sur sa page, est renvoyée pour correction, et sinon affichée en texte simple avec une remarque.
3. Il dit quand il n’est pas sûr. Une réponse qu’il ne peut pas fonder sur vos documents le dit, et suggère de demander à une personne.
4. Il demande avant d’agir. Les modifications que propose l’assistant, comme changer un réglage ou les champs d’un document, attendent votre accord. Supprimer quelque chose, ou changer beaucoup de choses à la fois, requiert une seconde confirmation. L’assistant ne retient quelque chose pour plus tard qu’après votre accord, et ne garde jamais de mots de passe ni de contenu de documents.
5. Il ne voit jamais vos mots de passe. Aucun des outils de l’assistant n’accepte de mot de passe, de clé ou de jeton, et un test automatisé échoue si l’un d’eux le fait un jour. Quand la configuration d’une connexion en requiert un, l’assistant affiche un formulaire sécurisé dans la conversation : vous le saisissez là, il est chiffré avec la clé de votre organisation, et l’IA n’en reçoit jamais qu’une référence. Un mot de passe saisi par erreur dans le chat n’est pas utilisé : l’assistant vous demande d’utiliser le formulaire et de le changer, et propose de supprimer le message.
6. Il demande avant que quoi que ce soit parte. Dès qu’une conversation a vu du contenu de votre organisation, une recherche web, une page web ou un outil hors d’Oikos qui emporterait ce contenu s’arrête et vous montre le texte qui partirait. Rien ne part sans votre accord.

Faits, connaissances et automatisations

• Les faits sont les champs qu’Oikos lit dans chaque document, comme les parties, les dates et les montants, chacun avec la page et les mots d’où il vient. Les champs sous un seuil de confiance vont à une personne pour revue.
• Les pages de connaissances sont construites à partir des documents que vous avez publiés, et chaque lien entre elles porte le document, la page et la citation sur lesquels il repose.
• Les automatisations exécutent les étapes que vous avez configurées quand un document arrive ou selon un calendrier : le vérifier, demander une décision, envoyer le résultat. L’endroit où une automatisation envoie des données (destinataires, adresse, système) est fixé lors de sa configuration. Le texte d’un document ne peut pas le changer.
• Tout cela reste au sein de votre organisation : les faits, connaissances et conversations d’autres clients ne servent jamais à vos réponses, ni les vôtres aux leurs.

Qui voit quoi

Les conversations avec l’assistant sont privées pour la personne qui les a eues.

Comment la base de données sépare les clients

La plupart des logiciels séparent les clients en comptant sur chaque partie de l’application pour ne demander que les données de « ce client ». Une ligne oubliée, et un client pourrait voir les données de quelqu’un d’autre. Oikos ne s’en remet pas à cela.

• La base de données elle-même vérifie chaque ligne. Chaque enregistrement porte l’organisation à laquelle il appartient, et une règle dans la base de données (sécurité au niveau des lignes) ne remet que les lignes de l’organisation connectée. Les enregistrements de plusieurs espaces sont en outre limités aux espaces que la personne peut voir. Une requête sans organisation définie n’obtient rien du tout.
• L’application ne peut pas désactiver la règle. Oikos se connecte à sa base de données avec un compte qui n’a pas le pouvoir de contourner ces règles et ne possède aucune table. Seul le processus distinct qui met à jour la structure de la base de données peut les modifier.
• Le privé reste privé, même au sein de votre organisation. Les conversations avec l’assistant portent une troisième règle : seule la personne qui a eu la conversation peut la lire, ni un collègue ni un administrateur.
• L’IA reçoit le même traitement. Chaque outil utilisé par l’IA s’exécute avec l’organisation de la personne qui a posé la question. L’IA ne peut pas désigner une autre organisation, et si elle essayait, la base de données ne renverrait rien.
• Prouvé à chaque modification. Des tests automatisés vérifient que chaque table contenant des données de clients a ces règles, qu’aucune modification ne les affaiblit et, sur une vraie base de données avec les données de deux organisations dans chaque table, que rien ne peut être lu, écrit ou déplacé de l’une à l’autre. Une nouvelle table ne peut pas être ajoutée tant qu’une personne n’a pas décidé qui peut voir ses lignes.

Ce contre quoi cela protège. Ces règles empêchent une erreur dans le code, un identifiant confondu ou une IA induite en erreur d’atteindre les données d’une autre organisation. Les attaques contre les serveurs eux-mêmes sont traitées par les autres niveaux décrits sur cette page : chiffrement avec votre propre clé, serveurs verrouillés et accès limités et journalisés.

Où sont vos données

• Documents, base de données, sauvegardes, journaux et clés des comptes clients sont stockés dans la région Zurich de Google Cloud, en Suisse.
• Le traitement par l’IA a lieu dans des centres de données Google Cloud au sein de l’Union européenne. La mise en cache et la journalisation des requêtes sont désactivées. Selon ses conditions, Google peut garder les prompts et les réponses pendant une durée limitée (jusqu’à 30 jours), uniquement pour détecter et prévenir les abus de son service, puis les supprime.
• Les services d’appoint ne voient que ce dont ils ont besoin : Cloudflare protège et achemine le trafic, et envoie aussi les invitations et les notifications que vous configurez. La liste complète des sous-traitants ultérieurs fait partie de notre contrat de sous-traitance, et nous vous informons avant qu’elle change.
• Les systèmes que vous connectez gardent les données là où votre contrat avec leur fournisseur les place, ce qui peut être hors de Suisse et de l’UE. Voir Systèmes que vous connectez.
• Les démos, essais et évaluations tournent dans un environnement séparé qui stocke les données dans la région Pays-Bas de Google Cloud, dans l’UE. Les documents qui s’y trouvent ne sont pas transférés vers les comptes clients. Veuillez y utiliser des documents d’exemple, et non de vrais documents de patients, de clients ou d’autres documents sensibles, tant que vous n’avez pas de contrat client. Les engagements sur l’IA de cette page s’appliquent dans les deux cas : pas d’entraînement, traitement par l’IA dans l’UE, aucun contexte partagé entre clients, et chaque requête à l’IA consignée.

Systèmes que vous connectez

Oikos fonctionne avec les systèmes que vous utilisez déjà. Vous choisissez lesquels connecter, et ce qu’Oikos peut y lire ou leur envoyer.

• D’où viennent les documents : les boîtes mail, dossiers partagés et lecteurs que vous connectez, par exemple dans Microsoft 365 ou Google Workspace. Oikos lit ce que vous lui indiquez et stocke sa copie dans votre compte Oikos comme tout téléversement.
• Où vont les résultats : les systèmes que vous configurez comme destinations, par exemple votre comptabilité, Teams, la signature électronique ou vos propres serveurs via des webhooks et des outils d’IA connectés.
• Leur contrat s’y applique. Ces systèmes fonctionnent selon votre propre contrat avec leur fournisseur. Ce ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs, et les données qui s’y trouvent restent là où ce contrat les place, ce qui peut être hors de Suisse et de l’UE.
• Un accès que vous pouvez retirer. Une connexion utilise l’accès que vous lui accordez et peut être supprimée à tout moment. Les mots de passe et clés que vous saisissez pour une connexion peuvent être enregistrés, mais jamais relus.

Serrures et clés, expliquées

Imaginez les documents de chaque client dans un coffre-fort qui ne s’ouvre qu’avec la clé de ce client. Ces clés sont à leur tour enfermées dans un coffre que seuls les systèmes d’Oikos peuvent ouvrir.

• Une clé par client. Vos documents sont chiffrés avec une clé qui n’appartient qu’à votre entreprise.
• Verrouillé avant le stockage. Oikos chiffre lui-même chaque fichier avant de le confier au cloud, et le cloud ajoute son propre chiffrement par-dessus.
• Chiffré en chemin. Chaque connexion à Oikos et au service d’IA est chiffrée.
• Détruite à votre départ. Supprimer votre compte détruit votre clé, si bien que tout ce qui reste en stockage ou dans une sauvegarde est illisible dès cet instant.

Surveillance des abus

• Une piste d’audit infalsifiable. Qui a ouvert quel document, chaque action administrative et chaque requête à l’IA vont dans la piste d’audit, où chaque entrée est scellée à la précédente. Modifier ou supprimer une entrée brise le sceau.
• Aucune porte ouverte. Oikos n’accepte aucune connexion entrante depuis Internet, sauf par son point d’entrée protégé. Les pages d’administration se trouvent derrière une connexion supplémentaire.
• Des limites pour l’IA. Les requêtes, l’utilisation d’outils et les dépenses sont plafonnées, les appels identiques répétés sont stoppés, et chaque intervention d’un garde-fou est consignée.
• Vérifié à chaque modification. Des tests automatisés à chaque modification confirment que chaque table de clients est séparée et que les outils d’IA ne travaillent jamais qu’au sein de l’entreprise qui fait la demande.

En cas de problème

• Les sauvegardes nous permettent de restaurer la base de données à n’importe quel moment des 14 derniers jours. Elles restent à Zurich.
• Un plan d’incident écrit définit qui fait quoi, dans quels délais, et comment nous vous informons.
• Nous vous informons sans retard injustifié, et au plus tard dans les 72 heures, si une violation touche vos données personnelles, afin que vous puissiez remplir vos propres obligations.

Votre rôle et le nôtre selon le droit suisse

Selon la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu’il s’applique, le RGPD, votre organisation est le responsable du traitement des documents que vous mettez dans Oikos, et Oikos est votre sous-traitant.

• Contrat de sous-traitance : partie intégrante de chaque contrat, avec la liste des sous-traitants ultérieurs.
• Données sur la santé et autres données sensibles : protégées par les mêmes contrôles que chaque document, et jamais utilisées pour autre chose que votre travail.
• Demandes des personnes figurant dans vos documents : vous pouvez rechercher et supprimer leurs documents dans Oikos, et nous vous aidons à répondre à toute demande que vous recevez.
• Suppression : à la fin du contrat, ou à votre demande, tout est supprimé dans les 21 jours et votre clé est détruite.

Ce sur quoi vous pouvez compter

Questions à poser à tout fournisseur d’IA

Posez-les à chaque fournisseur que vous envisagez, y compris nous.

1. Mes données servent-elles à entraîner un modèle, le vôtre ou celui de votre fournisseur ? Où est-ce écrit ?
2. Le fournisseur d’IA stocke-t-il mes prompts ou mes documents, même brièvement, pour la mise en cache ou la détection des abus ?
3. Dans quels pays mes documents sont-ils stockés, et dans quels pays l’IA tourne-t-elle ?
4. Le texte d’un document peut-il amener l’IA à envoyer des données à un endroit que je n’ai pas choisi ?
5. Puis-je voir, pour chaque réponse de l’IA, quels documents elle a utilisés ?
6. Votre personnel peut-il lire mes documents ? Comment le saurais-je s’il le faisait ?
7. Qu’advient-il de mes données, sauvegardes comprises, quand nous partons ?

Oikos est construit pour que chacune de ces questions ait une réponse claire, fondée sur le fonctionnement du système. Questions sur la sécurité : security@oikos-ai.ch